Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
- La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
- Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
- Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati (tra poco capiremo con quali “sottili” differenze).
- Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Come funziona la fattura elettronica
Le cose fondamentali che non puoi ignorare riguardo a:
- Compilazione della fattura elettronica
- Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio
- Ricezione e registrazione della fattura
- Conservazione della fattura elettronica
Come si compila una fattura elettronica
I processi di fatturazione elettronica tra privati mediante il Sistema di Interscambio e verso la pubblica amministrazione sono quasi identici.
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale.
La procedura per fatturare è sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML FatturaPA.
La differenza importante tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C)
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
- gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
- i consumatori: al momento vige ancora un alone di mistero su come verranno identificati e dove verrà consegnata la fattura elettronica dal SdI (l’ipotesi più accreditata è che siano identificati dal Codice Fiscale e che SdI consegni nel Cassetto Fiscale).
L’unica certezza è che il consumatore può chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea (o PDF) della fattura; - per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio sono 2:
- PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura.
- Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.
Firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla tramite SdI
Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.
La scelta più semplice è affidare tutto a un gestionale di fatturazione semplificando l’invio al Sistema e la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:
- Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
- Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
- Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.
Ricezione e registrazione della fattura elettronica
“Ok, il Sistema d’Interscambio è dove mando la fattura, ma come ricevere e registrare una fattura elettronica?”
Il SdI è una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: cosa significa?
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:
- eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
- eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
- abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.
Fonte: Danea